नमस्कार दोस्तों आपका AnekRoopमें स्वागत है। आज हम जानेंगे कि Formal Letter क्या होता है और हम इसे कैसे लिखते हैं ? Formal Letter लिखने का format क्या होता है और हम इसे easy language में कैसे लिखेंगे ? Show Formal Letter क्या होता है ? सबसे पहले formal letter को पहचानना जरूरी है कि कौन सा formal letter है और कौन सा नहीं है। Formal Letter नाम से ही पता चल जाता है – औपचारिकता। यानि आपको सिर्फ दिखावे के लिए ,नियम निभाने के लिए पत्र लिखना है। और नियम निभाने वाला पत्र हम सिर्फ Office में , बैंक में , Editor के पास और ऐसी जगह लिखते हैं जहां पर लोग नियम को मानते हो, या जहां नियम से काम होता हो। तो आप समझ गए होंगे कि formal letter क्या होता है और इसे हम किसके पास लिखते हैं।
. Formal Letter का Format क्या होता है ?
आप ऊपर दिए गए image से समझ सकते हैं कि formal letter का format कैसा होता है। इसे और अच्छे से समझने के लिए मैंने numbering करके नीचे बताया है कि step wise आप कैसे इसको लिखेंगे और इनके क्या-क्या नियम होते हैं। Step:1 Sender ‘s address यानि letter भेजने वाले का पता। आप letter भेज रहे हैं या दे रहे हैं तो आप अपना address यहां लिखेंगे। आसान भाषा में यहां पर सभी को अपना address लिखना होता है। Step:2 यहां पर date यानि तारीख देनी होती है। जिसमे number और alphabets को मिला करके लिखते हैं। यहां पर आप देख रहे होंगे कि 11 /03 /2020 इस format में नहीं लिखा है क्योंकि यह सिर्फ नंबर में है। तो ध्यान रखे कि नंबर को नंबर में ही लिखना है और alphabets को उसी में ही लिखना है। Step:3 जिसे आप letter लिख रहे हैं उसका अवधि यानि वह जिस पद पर काम कर रहा हो तो वो सबसे पहले लिखना है। जैसे The Manager ,The Bank Manager , The Inspector ,The Principal अब उसका पता लिखना है , जहां पर आप letter दे रहे हैं। Gyan Ganga Book Store The Inspector इसतरह हम इसे कहते हैं letter प्राप्तकर्ता का पता। Step:4 इसे हम Salutation कहते हैं। और यह लोगों के अनुसार लिखा जाता है। नए नियम के अनुसार Salutation को Subject के पहले देना है , यदि आप Salutation को Sub के बाद देते हैं तो भी इसके लिए कोई नंबर नहीं काटे जायेंगे। तो ये मैं आप के ऊपर छोड़ता हूँ कि आपको Salutation कहाँ देना पसंद है। Step:5 यह letter का सबसे मुख्य हिस्सा है जिसे हम Subject कहते हैं और इसे short करके Sub लिखा जाता है। जिसका मतलब होता है कि आप letter किस विषय पर लिख रहे हैं। यहां पर आपको एकदम सटीक शब्दों का इस्तेमाल करना होता है जिसे पढ़ते ही पता चल जाये कि पूरा letter किसके ऊपर है। Sub: Enquiry-Availability of Game Of Throne Series, Request for leave, Complain regarding low electricity Step:6 अब आता है letter का main part . यहां पर आपको message लिखना है। अपने letter के बारे में विस्तार से बताना है। Exams में 150-300 words तक लिखने को कहा जा सकता है। तो आप इसे अपने अनुसार लिखे। इसका शुरुवात आप इस तरह करें:- With due respect, I want to say that… आप चाहें तो ये सब formality लिखे बिना ही अपने letter की शुरुवात कर सकते हैं। The new book in the Game Of Throne series has just been launched, फिर letter जिसके बारे में वो लिखे ,यदि complain के बारे में है , request के बारे में हैं -तो सिर्फ उसी के बारे में लिखे। Letter को कभी भी article की तरह नहीं लिखे यानि पूरी कहानी बताने की जरूरत नहीं है सिर्फ subject के अनुसार ही पूरी message होनी चाहिए। Letter को कभी भी 3 paragraph से ज्यादा ना लिखे। जिसमे Introduction ,Subject ,Conclusion यानि परिचय ,विषय ,निष्कर्ष होनी चाहिए। अधिक theory की तरह लिखने से letter की वजूद ख़त्म हो जाती है। क्योंकि letter का इस्तेमाल एक के संदेश को दूसरे तक पहुँचाने के लिए होता है। Step:7 Step:8 जैसे – (सराहना ) देते समय आप ध्यान रखे कि जब आप School /College के लिए letter दे रहे हैं तो Your Obedient Student /Yours faithfully का इस्तेमाल करें और यदि किसी office में दे रहे हैं तो Yours truly , Yours Sincerely का इस्तेमाल करें। अब आ जाता है letter का last part। जिसमे letter भेजने वाले को अपना नाम और पद लिखना होता है . जैसे – तो ये थे मुख्य 8 steps जिसे आप follow करके किसी भी तरह के Formal Letter को लिख सकते हैं। मैंने नीचे कुछ examples दिए हुवे हैं जिसे देखकर आप अच्छे से समझ जायेंगे और आपको idea हो जायेगा कि कैसे आपको अपना formal letter लिखना है।
Q.1 You are Shivam of class 10th, Secretary of Library Club, Officer Colony, Dhanbad. The new book in the Game of throne series has come out. Write a letter to the Manager, Gyan Ganga Book Store, Loyabad, Dhanbad, inquiring about the availability of the complete Game of throne series for your college library. Officer Colony 11th March 2020 The Manager Sir, Sub: Enquiry-Availability of Game of Throne Series The new book in the Game of Throne series has just been launched. I want to know if the complete Game of throne series consisting of 5 books is available at your prestigious store. We would like to purchase 4 sets of these books for our college library. Kindly let us have your price list together with your trade terms. Kindly also let us know of your special terms if any. Thanking you आप इस Letter का फॉटो भी प्राप्त कर सकते है .
. Q.2. Write an application to your Principal requesting him to exempt you from taking the unit test as you are suffering from fever. You are Meena Singh of Class 11th of D.A.V Public School, Vijay Vihar, Delhi. 2nd January 2020 Respected Sir, Sub: Request for medical leave Most humbly and respectfully that I am a student of class 11th of your school. Since January 3, 2020, I have been suffering from fever. The doctor has advised me 1 weeks’ bed rest. As per the school date sheet, the unit test exams will start from 5 January 2020. In such a condition I would not be able to take the exams. I shall be grateful if you kindly exempt me from taking the examinations. The medical certificate issued by the doctor is enclosed herewith. Kindly grant me leave for 8 days from 3/01/2020 to 10/01/2020. I shall be highly thankful to you. Yours
obediently. आप इस Letter का फॉटो भी प्राप्त कर सकते है .
. Note:- Principal को leave application लिखना ये भी एक formal letter ही है क्योंकि Principal भी official काम करते हैं । ऐसा question set किया जाता है जिससे ही बच्चे confuse हो जाये। तो आप इस बात का ध्यान रखे। आप इसमें ऊपर sender address दे भी सकते हैं और नहीं भी , जब letter to Principal हो तब ऊपर sender ‘s address नहीं भी दे सकते हैं लेकिन बाकि के letters में sender ‘s address देना जरूरी है। तो दोस्तों ये थी जानकारी Formal Letter लिखने की , मुझे उम्मीद है कि आपको ये जानकारी जरूर मदद करेगी, यदि आपका कोई सवाल या कोई सुझाव है तो हमें Comment करके जरूर बताये।
और इस पोस्ट को अपने दोस्तों तक Share करें , और हमारे वेबसाइट को फ्री में Subscribe करें। फॉर्मल लेटर को कैसे लिखें?Letter को कभी भी article की तरह नहीं लिखे यानि पूरी कहानी बताने की जरूरत नहीं है सिर्फ subject के अनुसार ही पूरी message होनी चाहिए। Letter को कभी भी 3 paragraph से ज्यादा ना लिखे। जिसमे Introduction ,Subject ,Conclusion यानि परिचय ,विषय ,निष्कर्ष होनी चाहिए। अधिक theory की तरह लिखने से letter की वजूद ख़त्म हो जाती है।
फॉर्मल लेटर में कौन कौन से लेटर आते हैं?यह पत्र उन्हें लिखा जाता है जिनसे हमारा कोई निजी संबंध ना हो। औपचारिक पत्रों में केवल काम से सम्बंधित बातों पर ध्यान दिया जाता है। व्यवसाय से संबंधी, प्रधानाचार्य को लिखे प्रार्थना पत्र, आवेदन पत्र, सरकारी विभागों को लिखे गए पत्र, संपादक के नाम पत्र आदि औपचारिक-पत्र कहलाते हैं।
लेटर में सबसे पहले क्या लिखा जाता है?(ग) विषय संकेत – औपचारिक पत्रों में यह आवश्यक होता है कि जिस विषय में पत्र लिखा जा रहा है, उस विषय को अत्यंत संक्षेप में पाने वाले के नाम और पते के पश्चात् बाएँ ओर से 'विषय' शीर्षक देकर लिखना चाहिए। इससे पत्र देखते ही पता चल जाता है कि मूल रूप में पत्र का विषय क्या है।
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