साथियों MS Access में रिपोर्ट का प्रयोग हम Database File में उपलब्ध रिकॉर्ड अर्थात डाटा को प्रिंटेड अर्थात प्रिंटर द्वारा छापी गई पेज पर सूचनाएं जिन्हें हार्ड कॉपी कहा जाता है, को प्रस्तुत करने का प्रभावशाली तरीका है. डेटाबेस में Reporting अत्यंत एक आवश्यक अंग है रिपोर्टिंग से आशय यह है कि डेटाबेस टेबल के कुछ आंकड़ों को विशेष रूप से प्रदर्शित करना. हम रिपोर्ट में मेलिंग लेबल्स क्रिएट कर सकते हैं, टोटल को चार्ट में दर्शा सकते हैं, रिकॉर्ड को अलग-अलग कैटिगरीज में ग्रुप कर सकते हैं और टोटल की भी गणना कर सकते हैं.
साथियों रिपोर्ट एक अथवा अधिक टेबल और केवरी से संबंध होती है रिपोर्ट का रिकॉर्ड स्रोत उससे संबंध टेबल और केवरी(query) से प्राप्त किए जाते हैं रिपोर्ट में उससे संबंध टेबल और केवरी के समस्त रिकार्ड का होना आवश्यक नहीं है.
MS Access मे रिपोर्ट निम्नलिखित तीन प्रकार से तैयार की जा सकती है.
1:- एक अथवा अधिक टेबल अथवा क्वेरीज पर आधारित विजार्ड के साथ रिपोर्ट तैयार करना.(creating report based on one or more tables or queries with a wizard) :- report Wizard में हमसे वांछित रिकॉर्ड स्रोत फील्ड्स, लेआउट और फॉर्मेट के बारे में पूछे गए विस्तृत प्रश्न के हमारे द्वारा दिए गए उत्तरों के आधार पर एमएस एक्सेस रिपोर्ट तैयार करता है.
2:- एक टेबल अथवा क्वेरी पर आधारित अथवा ऑटो रिपोर्ट का प्रयोग करके रिपोर्ट तैयार करना(creating report based on a single table or query by using auto report) :- auto report एक ऐसी रिपोर्ट तैयार करता है जो इसके लिए प्रयोग की जा रही टेबल अथवा क्वेरी के सभी रिकॉर्ड को प्रदर्शित करता है.
3:- डिजाइन व्यू में रिपोर्ट तैयार करना(creating report in design view) :- साथियों design view के द्वारा हम अपनी आवश्यकता अनुसार जिस रूप में रिपोर्ट चाहते हैं उस तरह अपनी वांछित रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं.
साथियों MS Access रिपोर्ट तैयार करने के लिए Create Tab में उपलब्ध रिपोर्ट ग्रुप के अंतर्गत निम्नलिखित ऑप्शन पाए जाते हैं जिनके द्वारा रिपोर्ट तैयार किया जाता है जैसे- Report, Report Design, Blank Report, Report Wizard, Report Wizard, Label. नीचे दिए गए चित्र में भी आप देख सकते हैं.
| Report Group in MS Access 2016 साथियों अब हम आपको रिपोर्ट तैयार करने के लिए उपलब्ध सभी ऑप्शन की जानकारी क्रमशः नीचे दे रहा हूं. Report( ऑटो रिपोर्ट बनाना)साथियों MS Access 2016 में रिपोर्ट ग्रुप के अंतर्गत यह सबसे पहला ऑप्शन है और सबसे आसान विधि है रिपोर्ट तैयार करने के लिए. इसके लिए आपको बस उस टेबल या क्वेरी को चुनना होगा जिसका आप रिपोर्ट तैयार करना चाहते हैं उस टेबल या केवरी को चुनकर आप रिपोर्ट वाले ऑप्शन पर क्लिक करते ही आपका रिपोर्ट तैयार हो जाएगा जैसा नीचे चित्र में दिया गया. |
| Report |
साथियों उपरोक्त विधि का इस्तेमाल तब करतेे हैं जब किसी टेबल या क्वेरी में उपलब्ध सभी रिकार्ड का रिपोर्ट तैयार करना हो तो उसके लिए या सबसे उत्तम विधि है और बहुत ही जल्दी यह तैयार करने वाला विधि है.
Report Wizard ( रिपोर्ट विजार्ड के द्वारा रिपोर्ट तैयार करना)
रिपोर्ट विजार्ड से रिपोर्ट तैयार करने के लिए निम्नलिखित चरण का अनुसरण करना होगा.
1- सबसे पहले आपको अपने डेटाबेस फाइल में यह टाइप के अंतर्गत रिपोर्ट ग्रुप मैं रिपोर्ट विजार्ड वाले ऑप्शन पर क्लिक करना होगा. फिर आप के सामने नीचेे दिए गए कीी तरह डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा
| report wizard |
साथियों ऊपर दिए गए डायलॉग बॉक्स मे available field के अंतर्गत जिन फील्ड केेे रिकॉर्ड को रिपोर्ट तैयार करनाा चाहते उसे greater than sign के द्वारा select कर लेते है. उसके बाद नेक्स्ट बटन ओके करने के बाद नीचे दिए गए चित्र की तरह दूसरा डायलॉॉग बॉक्स होता है.
3- अब आप नीचे दिए गए चित्र में अपने रिपोर्ट को सेट करने के लिए जिस फील्ड के आधार पर आप चाहते हैं उसे A to Z अर्थात एसेंडिंग ऑर्डर Z to A अर्थात डिसेंडिंग ऑर्डर चुने फिर नेक्स्ट बटन को क्लिक करें
| report wizard |
4- नेक्स्ट बटन क्लिक करने के बाद आपके सामने दिए गए चित्र के अनुसार डायलॉग box प्रदर्शित होगा. अब आप दिए गए बॉक्स में से लेआउट और ओरियंटेशन select करें. उसके बाद नेक्स्ट बटन click करें.
| report wizard |
5- अब आपके सामने नीचे दिए गए चित्र के अनुसार डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा अब आप what title do you want your report. के सामने अपने रिपोर्ट का नाम रखना चाहते हैं उसे टाइप कर दें, आगे फिनिश बटन पर क्लिक करें तो आप देखेंगे कि आपका रिपोर्ट तैयार हो गया होगा और report आपके सामने प्रदर्शित होगा.
| report wizard |
Report Design (डिजाइन के द्वारा रिपोर्ट तैयार करना)
साथियों रिपोर्ट डिजाइन option के द्वारा आप एक या एक से अधिक टेबल और query में उपलब्ध रिकॉर्ड अर्थात सूचना को मनचाहा रूप में अर्थात आप जैसा चाहते हैं उस तरह से रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं इसके लिए आप जब रिपोर्ट डिजाइन ऑप्शन पर क्लिक करेंगे तो डिजाइन टैब प्रदर्शित होगा जिसके अंतर्गत बहुत से टूल्स और ऑप्शन उपलब्ध होते हैं जो नीचे चित्र में डिजाइन टैब में चारों तरफ से घिरे एरिया में दिखाई दे रहा है .
| Report Design View in MS Access 2016 |
साथियों ऊपर दिए गए चित्र में रिपोर्ट तैयार करने के लिए जो tools उपलब्ध है उसका इस्तेमाल करके आप जिस तरह का रिपोर्ट तैयार करना चाहते हैं उस तरह का बना सकते हैं.
Mailing Labels in MS Access ( एमएस एक्सेस में मेलिंग लेबल्स का निर्माण करना)
मेलिंग लेबल एमएस एक्सेस रिपोर्ट का एक विशेष प्रकार है हम लेबल को किसी टेबल अथवा क्वेरी से संबंध कर सकते हैं और एक्सेस इसे रिकॉर्ड स्रोत में स्थित प्रत्येक रिकॉर्ड के लिए लेबल तैयार करता है लेबल तैयार करने के लिए लेबल विजार्ड का प्रयोग किया जाता है उदाहरण के लिए दुर्गेश डेटाबेस कस्टमर लेबल के लिए ग्राहकों को मेलिंग लेवल का निर्माण करने के लिए लेबल विजार्ड का प्रयोग करने के लिए हमें निम्नलिखित चरणों का अनुसरण करना होगा.
1- सबसे पहले आप अपना डाटाबेस फाइल ओपन करें उसके बाद क्रिएट टैब के अंतर्गत Label वाले ऑप्शन पर क्लिक करें, अब आपके सामने नीचे दिए गए चित्र के अनुसार एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित
| label wizard |
ऊपर दिए गए चित्र में साइज का आपको अपना रिपोर्ट तैयार करना है वह साइज select करें अब नेक्स्ट बटन को क्लिक करें
2- नेक्स्ट बटन क्लिक करने के बाद नीचे दिए गए चित्र के अनुसार एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा यहां से आप font name,font size, font colour को निर्धारित करें फिर नेक्स्ट बटन पर क्लिक करें
| label wizard |
3- नेक्स्ट बटन क्लिक करने के बाद दिए गए चित्र के अनुसार डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा यहां से आप जिस फील्ड के रिकॉर्ड को लेबल तैयार करना है उसे चुने अब नेक्स्ट बटन को क्लिक करें.
| label wizard |
4- नेक्स्ट बटन को क्लिक करने के बाद नीचे दिए गए चित्र के अनुसार एक डायलॉग बॉक्स प्रदर्शित होगा यहां से आप अपने लेवल का नाम टाइप करें फिर फिनिश बटन को क्लिक करें, तो आप देखेंगे आपका लेवल तैयार हो गया होगा और आपकी स्क्रीन पर प्रदर्शित होगा.
| label wizard |